Poteva sembrare una rivoluzione non da poco ma il processo di digitalizzazione per le imprese italiane, per i Comuni e per tutti gli uffici della Pubblica amministrazione era ormai doveroso e necessario. Ecco perché si parla adesso di fatturazione elettronica, ovvero una fattura emessa e trasmessa tramite sistemi informatici e conservata in formato digitale, che prima del 6 giugno 2014 veniva prodotta semplicemente in formato cartaceo verso la pubblica amministrazione e che ora è obbligatoria. Ma come fare la fatturazione elettronica, assicurarsi che tutto proceda senza alcun intoppo e anche evitare ansia, errori e frustrazioni?
In questo articolo svisceriamo l’argomento con una guida di semplice lettura e utilizzo che porta a conoscere i concetti generali sulla fattura elettronica e soprattutto a come farla ed emetterla nei confronti della PA, costituite da amministrazioni centrali, locali, enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.
Cos’è la fatturazione elettronica
Chi si chiede cos’è la fatturazione elettronica dovrebbe sapere che si tratta di quel sistema che le imprese devono utilizzare per emettere una fattura elettronica, un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite, come spiegato nel sito dell’esperto di fatturazione elettronica Nicola Savino:
- dalla presenza della firma digitale di chi emette la fattura elettronica
- dalla trasmissione di tale fattura all’SDI, ovvero al Sistema di Interscambio che trasmette tutte le operazioni digitalmente e consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze di monitorare le attività finanziarie pubbliche.
Inoltre la fattura elettronica ha diverse caratteristiche/:
- è in formato .XML (eXtensible Markup Language), l’unico accettato dal Sistema di Interscambio
- va inviata all’SdI tramite un apposito software messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate
- deve disporre di un codice identificativo unico
- deve avere un codice CIG (Codice Identificativo di Gara) nei casi di obbligo di tracciabilità
- deve avere un codice CUP (Codice Unico di Progetto) nei casi di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, finanziati da contributi comunitari, e dove previsto ai sensi dell’articolo 11 della Legge 3/2003.
Guida per emettere fattura elettronica
Quindi come fare la fatturazione elettronica, in pratica? Ai sensi dell’articolo 21 del D.P.R..633/72, una fattura elettronica contiene le seguenti indicazioni:
- Data di emissione
- Numero progressivo che la identifichi in modo univoco
- Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale e ubicazione dell’organizzazione per i soggetti non residenti
- Numero di partita iva del soggetto cedente o prestatore
- Numero di partita del soggetto cessionario o committente
- Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formati oggetto dell’operazione
Si tratta delle stesse specifiche obbligatorie per la fattura in formato cartaceo quindi non è cambiato molto in tal senso rispetto a ciò che si faceva prima dell’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica.
Dopo aver predisposto la fattura creando il file XML e averla firmata elettronicamente, occorre inviarla al Sistema di Interscambio: va benissimo tramite PEC (Posta Elettronica Certificata), ovvero l’equivalente di una raccomandata tramite email. Accertarsi che il nome del file XML sia valido (e che non sia duplicato), altrimenti viene rifiutato. Avrà sempre la seguente dicitura:
IT****************_00001.xml.p7m
Il Sistema di Interscambio, ricevuto il file, elabora e trasmette all’Amministrazione destinataria il file o i file in esso contenuti (qualora fosse un file prima compresso in formato .ZIP).
È infine previsto un sistema di conservazione delle fatture elettroniche che garantisce nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici trasmessi verso la Pubblica Amministrazione, per una durata di dieci anni.
Dall’1 luglio 2016 è possibile fare la fatturazione elettronica anche tra privati, mentre dall’1 gennaio 2017 è invece possibile per le aziende creare, emettere, trasmettere e conservare le fatture elettroniche B2B, ma è ancora una opzione facoltativa, non obbligatoria.