Milano è considerata la capitale dell’economia e del lavoro e ogni giorno sono tanti i professionisti che animano la città meneghina. Una città nella quale ogni giorno si organizzano numerose riunioni di lavoro.
Riunioni che coinvolgono anche collaboratori provenienti da fuori città e che richiedono un’attenta programmazione per consentire la partecipazione di tutti e uno svolgimento lineare e capace di raggiungere gli obiettivi.
5 elementi chiave per organizzare una riunione
Vediamo quindi più nel dettaglio quali step seguire e a quali aspetti prestare maggiore attenzione nell’organizzare una riunione di lavoro a Milano. Una lista di elementi chiave da seguire per non trascurare nulla e ottenere il massimo da ogni riunione.
1 – Quando organizzare una riunione
Le riunioni di lavoro sono occasioni importanti di confronto e di comunicazione tra le varie figure che compongono un team. Devono però essere organizzate non per abitudine, ma solamente quando necessario. Soprattutto se si richiede la presenza in sede è indispensabile che all’ordine del giorno ci siano decisioni importanti da prendere (come può essere il cambio di sede dell’ufficio o la sottoscrizione di una nuova partnership). Una riunione può essere utile, ma anche un costo e una perdita di tempo; bisogna quindi gestirla in maniera corretta.
2 – Fissare gli argomenti di cui parlare
A seconda del tipo di riunione (decisionale, di aggiornamento, per risolvere problemi, di team building, eccetera) è necessario definire di cosa si parlerà durante quell’incontro. L’ordine del giorno deve essere comunicato per tempo ai partecipanti così che abbiano modo di prepararsi per fornire il loro contributo, fare domande e portare documenti e dati utili alla discussione.
3 – L’organizzazione dei tempi
Un aspetto cruciale riguarda i tempi. La riunione di lavoro deve avere un orario d’inizio e uno di fine. Chi vi partecipa deve conoscere quanto tempo gli richiederà per potersi organizzare anche con gli spostamenti per raggiungere il luogo dell’incontro. È utile anche prevedere, specialmente per le riunioni più lunghe, delle pause. Per la pausa pranzo La Dogana del Buongusto è una delle location più indicate anche per la comoda posizione (è vicina a Piazza Affari, il Duomo, i Navigli e la Darsena) e può essere il luogo informale nel quale proseguire le discussioni di lavoro.
4 – Partecipazione e coinvolgimento
Nell’organizzare una riunione a Milano è fondamentale prevederla in un giorno e in un orario in cui possano partecipare tutti i soggetti interessati. Può essere utile, quindi, sondare nei giorni e nelle settimane precedenti la disponibilità dei vari collaboratori per trovare una data condivisa. Durante la riunione è importante che il moderatore consenta e favorisca l’intervento di tutti evitando che la riunione si riduca a uno scambio di opinioni delle solite persone riducendone le reali potenzialità.
5 – L’allestimento della sala
Grande attenzione va poi rivolta al luogo nel quale si terrà la riunione. In presenza di una sala riunioni è tutto più semplice, altrimenti ci si può sistemare in un ufficio o noleggiare una sala dedicata da allestire adeguatamente sistemando sistemare sedie, tavoli e strumenti (proiettori, lavagne interattive, eccetera) che consentiranno uno svolgimento attivo, dinamico e coinvolgente e, quindi, efficace.