Ogni azienda ha processi interni che devono essere controllati, regolati, monitorati e sfruttati al massimo per ridurre spese, fatica e perdite di tempo in favore della produttività.
In questo enorme panorama, quello dei software gestionali, è però spesso molto complicato orientarsi e capire quali caratteristiche deve avere uno di questi strumenti. Per capirci di più abbiamo parlato con un esperto di https://www.tesiinformatica.net/: vediamo insieme quali indicazioni e suggerimenti ci ha fornito!
Usabilità
Il primo elemento di cui tenere conto, anche se può sembrare una funzione più estetica che pratica, è l’usabilità. Interfacce chiare e semplici da usare, intuitività degli strumenti e vie chiare per arrivare all’informazione necessaria contribuiscono più di ogni altra cosa ad ottenere un risultato importantissimo: fare in modo che il software venga utilizzato volentieri e rapidamente da tutti i collaboratori, con minori costi formativi e perdite di tempo.
Come vedi, non si tratta solo di estetica! Un’interfaccia facilmente utilizzabile da tutti è indispensabile per rendere lo strumento dominante in breve tempo e per iniziare a utilizzarne tutto il potenziale.
Un trucco in più? Prima di scegliere una licenza, fai utilizzare la modalità di test a più collaboratori possibili, da tutte le aree aziendali e diversi per età e mansioni: a seconda della loro reazione e prontezza avrai informazioni preziose sul grado di utilizzabilità del software esaminato!
Flessibilità
Le necessità di un’azienda cambiano a seconda della stagione in cui si trova: una di crescita o di recessione, una di grande afflusso di nuovi clienti o una più orientata alla produzione e alla ricerca e sviluppo, una che cresce per numero di collaboratori o che inizia a decentralizzarsi, e così via.
Un buon software gestionale dovrebbe prevedere, almeno in parte, un certo grado di flessibilità per rendersi versatile e utilizzabile in quanti più contesti possibili. Inoltre, se regolabile con funzioni accessorie, dovrebbero essere anch’esse altrettanto flessibili.
Scalabilità
“Scalabile”, nell’ambito business, significa capace di adattarsi nel minor tempo possibile a più scenari possibili con il minimo cambiamento indispensabile. Un processo o un software scalabili sono, capirai, indispensabili, perché il minimo cambiamento di scenario dovrebbe essere accompagnato e facilitato dal software, e non il contrario. capace di adattarsi nel minor tempo possibile a più scenari possibili con il minimo di cambiamenti
Facciamo un esempio pratico molto semplice, prendendo a modello un’attività di marketing come quella che abbiamo raccontato nel nostro articolo sulle automazioni della comunicazione.
Ipotizziamo che il software in uso si sia comportato bene e abbia dato come esito una campagna ben riuscita ed efficace. Perché trasportare i dati in una nuova campagna manualmente, quando è possibile impostare alcuni parametri e scalare, cioè replicare rapidamente con minimi aggiustamenti il processo di successo? Un software che può rispondere a questa esigenza può adattarsi a più situazioni ed essere più versatile e rapido da utilizzare anche in contesti strategici.
Assistenza
Sembra una banalità, ma assistenza e formazione quando si parla di software gestionali sono indispensabili. Un’azienda di prim’ordine dovrebbe sempre prevedere pacchetti per aggiornamento e correzione di problematiche, oltre che seminari e disponibilità a formare i singoli collaboratori sulle funzioni introdotte.
Prima di firmare un qualsiasi tipo di licenza per un software, a prescindere dal tuo tipo di attività o dal settore in cui operi, verifica e confronta minuziosamente questo aspetto contrattuale!